Preparación Flisol 2010

= Plan de Accion bajo el FLISOL=

Este es un ejemplo de un plan de acción, basado en el plan de ASLE en el FLISOL 2007 en Ecuador.

Imagen corporativa de ASLE

• Definir logo de ASLE que será incluido en promoción y difusión
• Elaborar banner con nombre del evento (no poner año para usar varias veces)
• Elaborar banner(s) con nombre y logo de la ASLE para promoción institucional
• Elaborar material promocional del evento adicional al afiche, puede ser un volante con información del evento y las charlas
• Recopilar la mayor cantidad de material audiovisual sobre software libre (videos, entrevistas, cuñas)
• Difundir constantemente todo el material audiovisual disponible de manera coordinada (planificación de exposición)
• De ser posible elaborar cuñas de radio para promoción de software libre y difundir durante el evento.
• De contar con presupuesto utilizar algún tipo de vestimenta que permita identificar a los coordinadores y/o organizadores (pueden ser camisetas, escarapelas, credenciales, etc.)

Marketing y ventas del evento

• Elaborar documento base para venta de auspicios con paquetes ofertados para cada subsede
• Elaborar lista de posibles auspiciantes por subsede y a nivel nacional
• Gestionar auspicios para el evento a nivel nacional y en cada subsede
• Elaborar un documento de acuerdo / convenio / contrato para el auspicio logrado firmado por el / la gestor/a del auspicio. (Utilizar un mismo modelo para todos los convenios tanto a nivel nacional como subsedes).
• Registrar todos los auspicios y canjes logrados como archivos de respaldo a nivel nacional y subsedes
• Brindar información del evento, beneficios de los auspicios a todos los auspiciantes de manera directa (marketing directo) y a través de enlace a la página web del evento.
• Coordinar reuniones de planificación con sede del evento
• Definir requerimientos específicos para día del evento y responsables tanto de la sede como de la coordinación.

Promoción del evento

• Definir características gráficas y técnicas de los logos de los auspiciantes (utilizar un solo tamaño para los logos para no generar conflictos).
• Incluir logos de auspiciantes en afiche del evento (definir fecha tope)
• Crear afiches para utilizarse a nivel nacional que deberían estar listos 1 mes antes del FLISOL (definir fecha)
• Impresión de afiches del evento.
• Distribución de afiches del evento a nivel nacional a través de coordinadores de cada subsede.
• Elaborar lista de invitados para el evento.
• Diseñar invitación para invitados para el evento (Gobierno, medios de comunicación, representantes de instituciones, etc.)
• Invitar a directivos de instituciones educativas (colegios y universidades)
• Realizar visitas a directivos de instituciones académicas y Colegios (de Sistemas, de Ingenieros, etc.)
• Realizar seguimiento a invitados.
• Gestionar auspicios y/o canjes para publicidad del evento en medios de comunicación a nivel nacional y en subsedes.
• Gestionar entrevistas y promoción en medios de comunicación locales, provinciales y regionales tanto para las subsedes como a nivel nacional.

Difusión del evento

• Distribuir afiches del evento a nivel nacional
• Elaborar en el wiki documento que resume qué es el FLISOL y que será utilizado para promoción en medios.
• Elaborar boletín de prensa del evento
• Definir personas que asisten a entrevistas y promoción en medios de comunicación
• Realizar seguimiento de promoción en medios (conformar equipo de recopilación)

Para el día del evento

• Definir persona responsable de tomar fotografías
• Definir persona responsable de filmar el evento y realizar entrevistas a los coordinadores y asistentes

Charlas y conferencistas para el día del evento

• Elaborar listado de conferencias
• Elaborar listado de conferencistas
• Elaborar cartas de invitación a panelistas
• Confirmar panelistas para el día del evento
• Elaborar cronograma de participación de panelistas
• Definir horarios de participación de panelistas
• Imprimir el listado de charlas y panelistas y difundir el día del evento

Coordinación logística requerida

• Crear CD de aplicaciones de Software Libre para Windows y sacar copias para distribuir a nivel nacional.
• Listado de charlas del evento.
• Definir aspectos técnicos requeridos (computadoras, cables, conexión, acceso a internet, etc,)

Para el día del evento

• Conformar comisiones para distintas áreas (logística, promoción, relaciones públicas, alimentación, coordinación de charlas y expositores, etc.)
• Definir una persona de llevar el material corporativo ASLE (banners, camisetas, material promocional)
• Definir una persona para coordinar la ubicación de afiches.
• Definir personas para realizar fofografías del evento.
• Definir personas para grabar el evento.
• Definir ubicación para presentación del evento, panelistas, charlas, auspiciantes, instalaciones.
• Definir espacio de descanso para coordinación, instalaciones, panelistas y asupiciantes.
• Coordinar limpieza de baños durante todo el día.
• Definir turnos de colaboración y relevos para coordinación, istalaciones, etc.